Inleiding

  • Scouting Nederweert hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonsgegevens worden door Scouting Nederweert dan ook

met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Scouting Nederweert houdt zich aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  •   – Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
  •   – Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  •   – Vragen om toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
  •   – Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  •   – Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  •   – Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, hierop willen wijzen en deze respecteren.

In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven hoe Scouting Nederweert persoonsgegevens registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, wijzigen, delen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle organisatieonderdelen binnen Scouting Nederweert.

Indien na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen zijn hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Privacybeleid Scouting Nederland

Scouting Nederweert is onderdeel van de Scouting Nederland. Scouting Nederland publiceert haar privacybeleid op de website. Dit beleid is van toepassing op alle bij Scouting Nederland aangesloten organisatieonderdelen en daarmee ook op Scouting Nederweert. Naast het privacybeleid van Scouting Nederland heeft Scouting Nederweert in dit document omschreven welke keuzes ze heeft gemaakt over eigen werkwijzen, afspraken en systemen naast Scouts Online (SOL=ledenadministratie van Scouting Nederland) om de vereniging goed te laten functioneren.

Inschrijfformulier voor lidmaatschap

Bij het (hard copy of digitaal) inschrijfformulier voor het lidmaatschap vragen wij eenmalig om NAWTE*-gegevens, geboortedatum en rekeningnummer. Deze gegevens gebruiken we om het lid te registreren in SOL. De contactgegevens van ouders worden gevraagd vanwege het feit dat de leden bij inschrijving in de meeste gevallen minderjarig zijn. Deze gegevensverwerking is mede noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met Scouting Nederland. De persoonsgegevens die in SOL zijn geregistreerd worden vervolgens gebruikt voor contributieheffing, informatieverstrekking, contacteren ouders, uitnodigingen voor bijeenkomsten/activiteiten/trainingen.

Het inschrijfformulier wordt door het lid ingeleverd bij de teamleider van de betreffende speltak. De teamleider draagt zorg voor een accurate overdracht aan de ledenadministratie. Het hard copy inschrijfformulier wordt bewaard voor de duur van het lidmaatschap in een veilige omgeving alleen toegankelijk voor de ledenadministratie. De persoonsgegevens in SOL zijn alleen inzichtelijk voor een beperkt aantal geautoriseerde personen. In het privacybeleid van Scouting Nederland is te lezen hoe deze autorisatie is georganiseerd. Alle personen die inzicht hebben in deze gegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Het lid kan te allen tijde zijn of haar gegevens inzien, opvragen of wijzigen in SOL. Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen (bijvoorbeeld kampactiviteiten of aanvragen van subsidies of vergunningen, trainingen). In dat geval geven wij uiteraard alleen die gegevens die nodig zijn.

Inschrijfformulier voor activiteiten met minstens één overnachting

In dit (digitale of hard copy) inschrijfformulier wordt per activiteit gevraagd om de voornaam en achternaam van het scoutinglid. Deze gegevens hebben wij nodig om vast te stellen welke natuurlijke persoon deelneemt aan de activiteit. Het digitale formulier wordt uitgeprint. Het digitale formulier wordt daarna direct vernietigd. Het papieren formulier wordt bewaard door de speltakleiding op een veilige plaats vanaf aanmelding tot na het kamp. Daarna wordt dit formulier vernietigd. De speltakleiding verwerkt en heeft inzicht in deze gegevens. Zij hebben alleen een geheimhoudingsverklaring ingevuld. Het lid kan door middel van een mondelinge of schriftelijke aanvraag bij de speltakleiding het formulier opvragen, retour ontvangen of wijzigingen doorgeven.

Gezondheidsformulier

Voorafgaand aan elke activiteit met minstens 1 overnachting wordt aan alle (ouders van) leden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. In dit hard copy of digitale gezondheidsformulier vragen wij voor de NAWTE*-gegevens, geboortedatum, zwemdiploma’s, zorgverzekering (maatschappij en polisnummer) en de NAWT*-gegevens van de contactpersoon in noodgeval. Er wordt ook naar medische gegevens (speciale zorg, medicijnen, allergieën, diëten) van het scoutinglid gevraagd en NAWT* van de huisarts en tandarts. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of geneeskundige aard zoals het mogelijk maken van het verstrekken van gezondheidszorg. Het formulier wordt ingeleverd door het lid bij de speltakleiding. Deze draagt de grootst mogelijke zorg voor het formulier vanaf het moment van inleveren tot na het kamp. Enkel een hardcopy exemplaar wordt voor en tijdens het kamp in een veilige omgeving bewaard. Het digitale formulier wordt direct na uitprinten verwijderd. Het hardcopy formulier wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk vier weken na de betreffende activiteit vernietigd. Alleen de betreffende speltakleiding heeft inzicht in deze gegevens. Deze hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Het lid kan door middel van een mondelinge of schriftelijke aanvraag bij de speltakleiding het formulier opvragen, retour ontvangen of wijzigingen doorgeven.

Presentielijsten

Bij de wekelijkse bijeenkomsten wordt een (hardcopy) presentielijst bijgehouden. Op de presentielijst staan een voornaam, achternaam en telefoonnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om te kunnen identificeren of de persoon in kwestie ook daadwerkelijk aanwezig is en om (zo nodig) te kunnen handelen bij afwezigheid of nood in gevallen van het ontbreken van WIFI of mobiele netwerken. De speltakleiding exporteert deze gegevens uit SOL. De presentielijst wordt voor de duur van 1 seizoen in een veilige omgeving bewaard en daarna vernietigd. De speltakleiding heeft inzicht in deze gegevens. Zij hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Individuele leden mogen hun eigen aanwezigheid via een mondeling of schriftelijke aanvraag inzien, opvragen en/of wijzigen.

Aspirant-leden

Bij aspirant-leden vragen wij NAWTE*-gegevens. Deze gegevens zijn nodig om het aspirant-lid in noodgevallen thuis te kunnen brengen of ouders te bellen als er iets aan de hand is. Middels e-mail wordt informatie verschaft over aankomende activiteiten en/of bijzonderheden bij bijeenkomsten. Bij het verstrekken van de gegevens wordt de ouder over deze grondslagen ingelicht en bovendien wordt vermeld dat de ouder te allen tijde de contactpersoon mag vragen de gegevens te vernietigen. De gevraagde  gegevens worden bewaard op een veilige plek door de binnen de speltak aangewezen contactpersoon-ouders. Deze contactpersoon heeft een geheimhoudingsverklaring ingevuld. Na de definitieve aan- of afmelding worden deze gegevens vernietigd.

VOG

Voor het aanvragen van de VOG wordt het (potentiële) kaderlid gevraagd volledige voornaam, achternaam en mailadres te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt voor het digitaal aanvragen van een VOG middels het invullen van een formulier op de site https://mijn.justis.nl/vog/vogorganisatie/welkom.htm Na het invullen van de gegevens worden de gegevens bewaard in een Excel bestand met wachtwoordbeveiliging op een afgeschermde omgeving, totdat de originele VOG bij de VOG-beheerder is ontvangen. Daarna worden de gegevens verwijderd. De VOG-gegevens worden in SOL ingevoerd, waarna de originele VOG aan de eigenaar wordt terug gegeven. De eigenaar dient de VOG te bewaren gedurende het lidmaatschap en dient de VOG te allen tijde te kunnen overhandigen aan de organisatie. De verstrekte persoonsgegevens worden door de VOG-beheerder verwerkt. De VOG-beheerder heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend. De ingevoerde gegevens kunnen ingezien worden door het lid in SOL op elk gewenst moment.

.

Financiën

Voor een goede afhandeling van financiële zaken vragen wij de NAW*-gegevens van de rekeninghouder (meestal ouder/verzorger), het IBAN nummer en de naam van het kind. Deze gegevens worden door de ouders eenmalig bij aanmelding ingevuld op het formulier ‘doorlopende machtiging’ en zijn nodig in het kader van de contributieheffing. Deze gegevens blijven bij de ledenadministratie. Daarnaast worden deze gegevens ingevuld op het formulier ‘eenmalige machtiging’ per activiteit door ouders. Dit is nodig om een incasso-opdracht uit te voeren voor een nader te specificeren activiteit (bijvoorbeeld Scoutfit/kampen/weekenden).

In gevallen waarin een wettelijke verplichting moet worden nagekomen (denk aan Stichting Leergeld) worden deze gegevens gedeeld. Ouders worden hiervan vooraf op de hoogte gebracht/toetsemming gevraagd. De formulieren inzake financiën worden (digitaal of hard-copy) ontvangen door de speltakleiding. Deze zorgt voor een veilige overdracht van deze formulieren naar de penningmeester Vereniging respectievelijk de ledenadministratie. Kaderleden wordt ook gevraagd voor IBAN nummer en naam rekeninghouder. Deze zijn nodig in geval van betalingen van bijvoorbeeld voorgeschoten bedragen. De gegevens inzake financiën worden gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar bewaard in de boekhouding achter slot en grendel.

Digitaal archief

In het digitaal archief bewaren wij NAWTE*-gegevens en beeldmateriaal. Deze gegevens worden indien noodzakelijk gebruikt om het scoutingspel te verbeteren, bijvoorbeeld voor ondersteuning bij activiteiten. Daarnaast worden deze gegevens ook uit historisch perspectief bewaard of om een reünie te organiseren. Deze gegevens worden uiteraard in een veilige omgeving door de archivaris bewaard. Deze verwerkt de gegevens en beheert ze zorgvuldig. Via een schriftelijke aanvraag via bestuur@scoutingnederweert.nl kan een verzoek ingediend worden voor inzage/verwijdering/of wijziging van de gegevens.

Email

Scouting Nederweert kan en mag leden de voor hun lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten relevante informatie toesturen. Hiervoor zal zorgvuldig gehandeld worden met de emailadressen. Vooraf zal aan de ouders toestemming gevraagd worden of zij in een emailgroep willen participeren. Het gebruik van de BCC-optie, een disclaimer en een OPT-Out mogelijkheid bij berichten die niet essentieel zijn voor het lidmaatschap zullen ons uitgangspunt zijn.

Beeldmateriaal (foto's, video) van leden

Bij Scouting Nederweert laten wij u onder andere met foto’s en video’s zien waar we mee bezig zijn. Opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens bijeenkomsten, kampen en gezamenlijke activiteiten. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor uw zoon/dochter schade kan ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s geen namen van leden. Bij de inschrijving wordt schriftelijk en ondubbelzinnig gevraagd om toestemming voor het plaatsen van foto’s en video’s waarop het lid mogelijk te zien is. Er worden foto’s geplaatst:
– op de website van Scouting Nederweert
– in een nieuwsbrief
– in persberichten door Scouting Nederweert
– op sociale-media accounts van Scouting Nederweert (Facebook)
De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht worden gemaakt.
Bestaande leden is ondubbelzinnig toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal door middel van het formulier ‘toestemming verwerking foto’s en video’s’. Een antwoordstrook dient te worden ingeleverd en wordt bewaard bij het inschrijfformulier. Het lid mag natuurlijk altijd terugkomen op de door hem of haar gegeven toestemming. Fotomateriaal wordt zorgvuldig bewaard in het fotoarchief van de speltakleiding. Naast het plaatsen van de foto’s worden deze ook gedeeld binnen de speltak.

Communicatie over privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting Nederweert is te vinden op de website https://scoutingnederweert.nl/privacybeleid/ en is bovendien in hard copy op te vragen bij het secretariaat door middel van een schriftelijke aanvraag op secretariaat@scoutingnederweert.nl. Op alle gebruikte formulieren wordt verwezen naar het privacybeleid op de website.

*  NAWTE= Naam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer, E-mailadres

Shopping Basket